MBA Reference Letters

Кратко: Рекомендательные письма – «крыша» Вашей заявки в магистратуру, аспирантуру и на MBA. Как убедиться, что она из бетона, а не из соломы?

При подаче документов в магистратуры, аспирантуры, MBA и другие образовательные программы кандидаты должны отправить от 1 до 3 рекомендательных писем от профессоров, начальников или иных супервайзеров. Референции важны для приёмной комиссии, так как дают возможность посмотреть на кандидата со стороны и убедиться, что кто-то опытный высоко оценивает его потенциал и искренне хочет помочь. Надёжный способ «похоронить» заявку в университет – самому написать рекомендацию на себя. В этой статье я расскажу, (1) что должен сделать кандидат, чтобы получить хорошую рекомендацию и (2) как рекомендателю такую рекомендацию написать.

Взгляд кандидата

Вот так выглядят вопросы, на которые должен ответить рекомендатель кандидата в Стэнфорд или Уортон:

  1. How does the candidate’s performance compare to those of other well-qualified individuals in similar roles? Please provide specific examples.
  2. Describe the most important piece of constructive feedback you have given the applicant. Please detail the circumstances and the applicant’s response.
  3. (Optional) Is there anything else we should know?

Вопросы на другие программы могут выглядеть несколько иначе, но суть не меняется. «Сравните кандидата с другими людьми, которые работали под Вашим началом, и объясните, чем он лучше». Задание не такое тривиальное, как кажется на первый взгляд. Ведь качество рекомендации определяется не красотою эпитетов и количеством перечисленных профессиональных и личных качеств. Как следует из вопросов выше, оно определяется глубиной деталей и конкретными примерами из совместной работы кандидата и рекомендателя.

Что может сделать кандидат (помимо предшествующих безупречных учёбы и работы), чтобы получить сильную рекомендацию? Правильно выбрать рекомендателя, всячески помочь ему при написании рекомендации и отблагодарить его после подачи документов.

Принцип выбора рекомендателя: «мал золотник, да дорог»

Самому писать рекомендацию нельзя. Приёмные комиссии, прочитавшие десятки тысяч заявок, легко вычисляют стиль «самописца». Для них это сигнал: кандидат не смог найти ни одного преподавателя / супервайзера, который готов был бы его поддержать. Когда это случается? Когда кандидат плохо работает или совсем не умеет строить отношения с людьми. Ни в том, ни в другом случае на программе он не нужен. Изредка приёмные комиссии делают исключения (например, если у Вас GPA 4.0 и высокий TOEFL/GMAT/GRE, а программе очень нужны иностранные студенты). Но в топ-20 бизнес-школ рассчитывать на это не приходится.

Кого же тогда просить написать рекомендацию?

Того, кто готов потратить на неё несколько часов времени и написать очень хорошо. Ранг и заслуги рекомендателя уходят на второй план, а на первый выдвигаются Ваши личные отношения с ним. Важно, чтобы человек искренне желал Вам успеха и готов бы был всячески ему содействовать. Яркое и детальное письмо от не очень известного рекомендателя – весомый вклад в Вашу заявку, а посредственное письмо от рекомендателя-«звезды» зачастую равносильно жирному кресту на ней.

Второстепенные факторы, которые добавят вес рекомендации (но ни в коем случае не заменят первостепенный):

  • Рекомендатель – выпускник MBA или престижной образовательной программы
  • Рекомендатель – выпускник Вашей целевой программы
  • У рекомендателя личные знакомства и тесные связи с приёмной комиссией (особенно актуально для академических программ)
  • Рекомендатель обладает значительным авторитетом в интересующей Вас области бизнеса или науки

Кого не стоит просить писать рекомендации:

  • Авторитетного и очень занятого человека. Примеры – заведующий популярной кафедрой или начальник офиса престижной компании. Во-первых, к этим людям часто обращаются с подобными просьбами, и конкуренция огромна. Во-вторых, у них нет времени, и они попросят Вас написать рекомендацию самостоятельно, а они подпишут / отправят. В-третьих, они могут легко забыть даже о написанной Вами рекомендации и не отправить её в срок, тем самым вообще лишив Вас рекомендации.
  • Человека, который по какой-то причине воспринимает Вас как конкурента. Пример – Ваш менеджер или клиент, который сам подаётся на ту же программу MBA (но Вы об этом не знаете). Велика вероятность любых отрицательных поворотов не в Вашу пользу: посредственная или откровенно негативная рекомендация, срыв сроков и т.д.
  • Человека, чья роль не подпадает под требования Вашей программы. Например, приёмные комиссии магистратур просят рекомендации от профессоров, а MBA – от менеджеров. Если поменять местами, оценка Вашей заявки упадёт.

Личный опыт. Мне посчастливилось найти рекомендателей, которые искренне меня поддержали и в то же время обладали значительным авторитетом. Один – выпускник Stanford GSB и партнёр McKinsey, второй – выпускник LBS, бывший менеджер McKinsey, а ныне – управляющий партнёр молодого private equity фонда. Помимо рекомендаций, они дали мне много ценных советов по эссе и подготовке к интервью. Иметь таких людей в качестве рекомендателей – безусловно, лучший вариант для кандидата.

Работа с рекомендателем: рука об руку

Допустим, у Вас есть подходящий ментор или научрук, который мог бы выступить рекомендателем. Теперь Ваша задача – создать для него максимально комфортные условия для работы с письмом. Коротким звонком и отправкой рекомендателю ссылки на онлайн-форму дело не ограничится. Чем лучше Вы подготовите ментора и поможете ему, тем лучше он поможет Вам. Вот как это сделать:

Договоритесь о 10-минутной встрече с потенциальным рекомендателем заранее – месяца за три до дедлайна на Вашу программу.

Скорее всего, научрук или босс – человек занятой, и просить его написать рекомендацию за неделю до срока подачи документов – как минимум дурной тон. При встрече поделитесь с ним своими планами по поступлению и спросите, готов ли он Вас поддержать сильной рекомендацией. Дайте возможность человеку отказаться, так как его согласие «из вежливости» только навредит. Если же Вы убеждаетесь, что рекомендатель на Вашей стороне, попросите его о более продолжительной (30+ минут) встрече через пару дней / неделю. На неё Вы принесёте всю информацию, которую нужно знать рекомендателю о Вашей программе, заявке и требованиям к рекомендательному письму.

Подготовьтесь к более длинной встрече с рекомендателем.

Вы убедились, что рекомендатель хочет Вам помочь. Теперь подробно расскажите ему, как это лучше всего сделать:

  1. Ваша мотивация: почему Вы хотите идти на выбранную программу
  2. Требования, предъявляемые программой к кандидатам, критерии отбора
  3. Как Вы планируете показать в Вашей заявке, что соответствуете этим критериям. Какие свои качества / достижения Вы будете отражать в какой части заявки (эссе, онлайн-формы, тесты, транскрипты, приложения к заявке, другие рекомендации). Если уже есть черновики эссе и резюме, покажите их
  4. Какие качества / достижения / истории рекомендатель может отразить в своём письме, чтобы наилучшим образом помочь. Подготовьте список из 3-5 тезисов на русском языке по всем вопросам, на которые требуется ответ рекомендателя. Тезисы должны отражать истории из Вашей работы с рекомендателем и иллюстрировать какую-то Вашу сильную сторону.
    Не означает ли это, что Вы фактически сами пишите свою рекомендацию? Нет, так как истории выбирает и рассказывает сам рекомендатель. Вы лишь помогаете ему вспомнить яркие моменты из Вашей совместной работы. Именно поэтому тезисы на русском – Ваш стиль английского письма не должен влиять на рекомендателя.
  5. Сроки подачи заявки на программу и когда письмо должно быть отправлено
  6. Обсудите возможность посмотреть рекомендацию перед отправкой – желательно, если уместно. Поможет избежать слабых в американском менталитете формулировок типа «one of the best students». Подробнее об этом ниже.

Личный опыт. Для каждого рекомендателя я подготовил 2 страницы в Word. На них изложил дедлайны по заявке, вопросы для рекомендателей и предлагаемые тезисы из нашего совместного опыта. Вот пример тезисов для ответа на вопрос «Describe the most important piece of constructive feedback you have given the applicant» одним из рекомендателей:

Отзыв о построении финансовой модели

• В начале проекта – минимальный опыт с Excel. Моделировал только в Matlab и других академических приложениях
• Получил направление работы по моделированию (по собственной просьбе – чтобы научиться)
• Сначала получалось плохо: непонятная структура, сложные формулы, тяжело читать
• Получил критику от рекомендателя: следует потренироваться в моделировании
• Нашёл и расспросил пару-тройку продвинутых моделистов McKinsey, как делать модели
• Сделал 10 онлайн-тренингов McKinsey по моделированию
• Мое моделирование ускорилось на 30-50%, появилась чёткая логика
• Подготовил сложную модель для клиента (далее её краткое описание)
• Передал модель клиенту, подготовил на ее основе презентацию
• Коучил клиента, как обновлять модель и как ей пользоваться для приоритизации проектов
• В результате получил перевод в престижную практику European Private Equity, минуя жёсткий отбор

Это реальная история, которую вспомнил рекомендатель, когда я о ней напомнил. Более того, он вспомнил и дополнительные детали, которые потом добавил в письмо. Но если бы я не подготовил тезисы, вспоминать ему пришлось бы значительно дольше.

За пару недель до дедлайна встречайтесь ещё раз.

Если попросить рекомендателя показать Вам рекомендацию не представилось уместным, обсудите с ним Ваше обновлённое эссе. Вы получите ценные комментарии, а рекомендатель – новые идеи по Вашему позиционированию (да, хорошие рекомендатели обращают внимание даже на такие вещи, как стиль и эмоциональность письма).

Если рекомендатель согласился показать рекомендацию, отлично. Прочитайте, предложите комментарии и дополнительные детали. Потом вычитайте её на предмет стилистики английского языка (либо другого языка приёмной комиссии). Желательно попросить об этом носителя языка, чувствующего нюансы отдельных фраз. Например, фраза «один из лучших студентов» в русском языке несёт сильный позитивный оттенок, а её дословный перевод на английский – «one of the best students» – негативный. Американский читатель, привыкший к отзывам в стиле «absolutely amazing», «exceptional», «the best ever» и т.п., сочтёт эту фразу за отсутствие энтузиазма рекомендателя в отношении кандидата.

Старайтесь свести комментарии к рекомендации к минимуму. Рекомендатель делает Вам одолжение, обсуждая рекомендацию. Не создавайте ему слишком много дополнительной работы

Напомните о себе перед дедлайном.

Следите за тем, чтобы рекомендации были отправлены в срок. В онлайн-форме кандидата для этого есть специальный раздел. Не стоит навязываться рекомендателю. Но если за неделю до дедлайна рекомендация не отправлена, напишите или позвоните рекомендателю. Напомните о сроках и спросите, как Вы можете помочь ему отправить рекомендацию в срок. Никакая помощь на самом деле не требуется – это лишь форма вежливости.

Если рекомендатель отправит рекомендацию с опозданием, она не прикрепляется к заявке кандидата и не рассматривается приёмной комиссией. Причины такой жёсткой политики ясны. Приёмная комиссия не может бесконечно ждать материалы кандидатов, и у всех кандидатов должны быть равные условия и сроки. Кроме того, получение рекомендации – это ещё и тест кандидата на навыки убеждения. Умеете ли Вы убеждать людей, не находящихся в Вас в подчинении? Если рекомендация опоздала, то, скорее всего, нет. Как бы то ни было, ответственность за своевременную отправку рекомендации на Вас. Следите за этим.

После отправки: благодарите и держитесь на связи

Рекомендации отправлены, заявка загружена на сайт, кнопка “Submit” нажата. Закончилось ли на этом Ваше общение с рекомендателями? Отнюдь. Во-первых, после отправки рекомендаций позвоните каждому из них, подтвердите, что рекомендации дошли (в онлайн-заявке это видно), и поблагодарите. Во-вторых, встретьтесь с каждым рекомендателем в удобное для них время и в благодарность подарите бутылку хорошего вина. В-третьих, держите в курсе Вашего поступления (пригласили на интервью / дали оффер или отказ и т.п.)

Рекомендательные письма показали, что у Вас есть надёжная опора в лице «старших товарищей». Сохраняйте с ними связь и в будущем – они могут ещё не раз Вам помочь, а Вы – им. Быть может, Вы не в последний раз поступаете.

Взгляд рекомендателя

Если Вы пишите рекомендательное письмо на кого-то из Ваших коллег, сотрудников, студентов или (в худшем случае) на себя, Вам будет интересно посмотреть на примеры плохих и хороших писем. К сожалению, письма своих рекомендателей я не могу выложить по причинам конфиденциальности и этики. Однако это и не требуется – отличные примеры предложил профессор Ричард Хьюз (Richard E. Hughes).
Актуальны и для академических, и для бизнес-рекомендаций.

Главное, что отличает хорошее рекомендательное письмо от плохого – это количество историй и деталей. Практически всегда рекомендатели перечисляют качества кандидатов – умный, целеустремлённый, общительный, доброжелательный и т.п. Но в плохих рекомендательных письмах эти перечисления голословны, а в хороших – подтверждены конкретными историями и фактами. В лучших письмах даже нет перечисления качеств – всё становится очевидным из примеров.

Плохие рекомендательные письма выглядят так

Dear Selection Committee,

I am writing to recommend Mr. Smith for your program. I know Mr. Smith because he worked in my lab for one summer. Mr. Smith was given a project to work on. He was in the lab the amount of time required by the program that was funding him. He was diligent in his work, and he completed all assignments. I met with him regularly to detail the work that needed to be completed. Mr. Smith is a personable young person, and it was a pleasure to have him in the lab. In summary, I recommend Mr. Smith for your program.

Sincerely,
Richard E. Hughes

Что плохо в этом письме? Отсутствие интереса рекомендателя. Видно, что он говорит лишь о формальных вещах, не стараясь выставить кандидата в ярком положительном свете. Такая рекомендация не поможет кандидату, даже если её автор – профессор Гарварда.

Но её можно сделать значительно лучше. Вот как.

Средние рекомендательные письма выглядят так

Dear Selection Committee,

I am writing this letter to strongly recommend Mr. Smith for your program. I know Mr. Smith because he worked in my lab for one summer. Mr. Smith came to me a year ago to discuss the possibility of spending a summer working in my lab. I met with him and outlined a project. I gave him some background reading at our first meeting. By the time of our second meeting he had read what I had given him and prepared a two-page project description. This level of effort is typical of a good medical student who joins my lab, so I agreed to take him on for a summer.

During his time in my lab, Mr. Smith demonstrated a good work ethic and interpersonal skills. We outlined a scope of work to be completed, and he successfully completed that work in the time required. He put in extra hours as necessary in order to meet specific deadlines that I set. I teamed him up with another student to work on the project. He seemed to work well with the other student, and I found him very personable. Mr. Smith put in sufficient work to be a co-author on a manuscript. Overall, I would strongly recommend Mr. Smith for a position in your program.

Sincerely,
Richard E. Hughes

Появились детали. Рекомендатель поддерживает кандидата и готов потратить для него время на письмо. Однако кандидат ещё не выделяется на фоне других студентов профессора (“This level of effort is typical of a good medical student who joins my lab”)

Добавим ещё красок и детальных историй. Получим вот что.

Хорошие рекомендательные письма выглядят так

Dear Selection Committee,

I am writing this letter to give my highest possible recommendation for Mr. Smith. I know Mr. Smith through his work in my laboratory. Mr. Smith first approached me two years ago about the possibility of work in my laboratory for a summer. At our first meeting I described the general outline of the project the he might work on. He asked good questions and appeared intelligent. He then went to the library and found many papers on the subject and read them carefully. He did this independently – I did not ask him to do this. I learned that he had done this at our second meeting, and I was quite impressed at his motivation and independence. Mr. Smith obtained funding from a program at our University to work in the lab for a summer.

During that summer, Mr. Smith demonstrated the ability to work independently with great creativity and enthusiasm. He also put in many long hours. He worked as hard as my best graduate student. I teamed Mr. Smith with another student to work on a project involving testing of patients having shoulder pathology. The project included recruiting patients, testing patients using biomechanical instrumentation, and data analysis. Mr. Smith excelled in each one of these areas. His interpersonal skills were excellent. He “schmoozed” the clinical staff to facilitate recruitment of patients. He tested the patients professionally. Sometimes this testing required long days due to the extensive setup and calibration of equipment each morning before the clinic began operation. He stayed after the testing sessions to back up data, clean up the area, and start data processing programs to run overnight. He was usually the first one in the lab in the morning and the last to leave in the evening.

The other student working with Mr. Smith commented favorably about working with Mr. Smith. He said the Mr. Smith got along well with everyone, pulled his own weight on the project, and had the ability to compromise with other team members. One incident illustrates this point. There is a staff member in an adjoining lab that is a rather prickly person who has had many problems with students in the past. Mr. Smith had to interact with this staff person in order to get his project done. Mr. Smith was able to find a common interest with this staff person, which was folk dancing, and build a rapport based on this mutual interest. At the end of the summer the staff person noted what a pleasure it was to work with Mr. Smith.

Mr. Smith also volunteered to help others in the lab. One of the other students was doing a project on knee biomechanics, and it required harvesting knees from the University’s morgue. Mr. Smith volunteered to help harvest the knees on several occasions. I asked the graduate student in charge of that project about Mr. Smith, and he commented that Mr. Smith has excellent dissection skills.

I was especially taken by Mr. Smith’s creative mind and independent work ethic. He continued to read the literature independently and generate interesting hypotheses. We met about every other week, and at several meetings he presented papers and information that was new to me. By the end of the summer he was introducing me to scientific papers that were directly relevant to his study that I hadn’t seen before. Mr. Smith also showed remarkable problem solving ability. Our instrumentation system began having problems midway through his experiment. Mr. Smith spent a full weekend troubleshooting the system. He discovered there was a loose wire in the A/D connection box.

Mr. Smith is going to be first author on a manuscript that he is preparing for publication. He followed through on his promise to write the manuscript during his M2 year. Moreover, he handled the manuscript revisions and saw the manuscript through to publication. This illustrates his high level of motivation.

In summary, Mr. Smith is clearly the best student I have worked with in the last 10 years. I would very much like him match to our residency program. Even though I hope he stays here, I think he would be an outstanding asset to your program. I give him my highest recommendation.

Sincerely,
Richard E. Hughes

Тот факт, что рекомендатель не поленился написать для кандидата такое длинное и подробное письмо, говорит о его сильнейшей поддержке. Подобный уровень детальности рекомендателю сложно достичь самому – поэтому важны тезисы от кандидата.

* * *

В сухом остатке

Советы кандидату:

  • Найти рекомендателей, которые искренне поддерживают
  • Подготовить для них тезисы
  • Напомнить о сроках и отблагодарить

Совет автору рекомендации:

  • Как можно больше детальных историй о кандидате.

И, конечно, лучший способ получить отличную рекомендацию – работать на совесть.

Спасибо за чтение.

 

Виктор Рогуленко

 

Please support us with your Like!